Workflow, ou fluxo de trabalho em português, é a expressão que dá nome à organização de processos de uma empresa. Essa prática pode ser aplicada em qualquer área da gestão que precise de mais: eficiência, controle de tarefas e respeito aos prazos, principalmente, no cumprimento de obrigações acessórias.

Ou seja, o workflow é a automação de processos de negócios e pode ser aplicado na empresa toda, ou em apenas em uma área. Por exemplo, na gestão da contabilidade do negócio.

Nele, tarefas e documentos são designados para um colaborador. O responsável escolhido, por sua vez, deve repassar as tarefas para a equipe, sempre seguindo a sequência de ações e regras preestabelecidas.

Não confunda workflow com lista de afazeres

Um erro muito comum para quem está começando a usar o workflow é confundi-lo com as listas de tarefas a cumprir. 

Diferente das listas, os workflows permitem que os gestores visualizem com facilidade os estágios em que se encontram as atividades e a atuação dos colaboradores envolvidos.

Ou seja, a tarefa é acompanhada durante a sua execução e não apenas em sua conclusão. Quando pensamos na área de finanças, o modelo mais comum é o workflow de revisão. 

O workflow de revisão é composto por fluxos que permitem que a equipe analise, justifique e corrija informações gerenciais, como retificar irregularidades detectadas.

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Workflow de revisão ad-hoc, de produção ou administração?

O workflow de revisão pode ser dividido em ad-hoc, produção e administração. Não sabe qual delas é a melhor para cada atividade? Confira abaixo!

Ad-hoc

O Ad-hoc é um fluxo que permite a implementação de novas regras e procedimentos ao longo da execução. 

Os processos que envolvem auditoria são exemplos práticos de workflow ad-hoc. Afinal, cada auditoria tem a possibilidade de se transformar em uma situação inédita.

Produção

Diferente do ad-hoc, o workflow de produção possui regras definidas antes do início do fluxo. Por isso, deve ser aplicado aos processos que contam com pouca intervenção humana.

Administrativo

Por último, mas não menos importante, temos o workflow administrativo. Podemos dizer que o workflow administrativo está entre o ad-hoc e o de produção. Dessa forma, ele possui um conjunto de regras pré-definidas, mas que podem ser alteradas ao longo do processo. 

No workflow administrativo as intervenções podem ser feitas em função da interferência humana e das particularidades de cada atividade.

Sua flexibilidade acaba fazendo com que o workflow administrativo seja o mais utilizado na revisão de processos financeiros.

5 benefícios oferecidos pelo workflow de revisão

1. Comunicação interna mais eficiente

Um dos maiores desafios dos gestores é garantir uma integração eficiente entre as equipes de diferentes áreas, impactando diretamente na qualidade da comunicação interna e, consequentemente, na otimização do andamento do trabalho.

Um workflow facilita e viabiliza a troca de informações entre times. Em síntese, quando bem executado, ele permite que os colaboradores compreendam melhor a importância de suas atividades para o todo.

2. Redução de erros

O que é mais fácil: montar um motor com ou sem o manual de instruções? Pense no workflow como um guia completo para toda a equipe. Com um passo a passo completo à disposição, as chances de algo dar errado são infinitamente menores.

Além disso, as tarefas burocráticas, que exigem muita repetição, estão mais suscetíveis a erros. O workflow reduz a interferência humana, o que também diminui a chance de falhas ao longo do processo.

3. Padronização dos processos

Se você deseja garantir mais qualidade para o seu produto/serviço, precisa investir em processos que viabilizem a padronização das suas práticas.

Adotar processos padronizados, faz com que as tarefas sejam cumpridas de forma harmônica, evitando redundâncias ou o retrabalho para corrigir as falhas cometidas.

4. Aumento na produtividade da equipe

Com a implantação do workflow e a automatização de tarefas, a equipe fica com mais tempo disponível para estimular a criatividade e concentrar esforços para as decisões mais importantes.

5. Redução de custos

Quando você reduz a incidência de erros e aumenta a produtividade da equipe, a consequência óbvia é a redução de custos. 

Portanto, o workflow de revisão te permite acompanhar os processos e fazer análises a partir deles, que auxiliam na gestão dos recursos.

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Como implementar um Workflow no seu negócio?

Seu primeiro passo é mapear os processos para descobrir quais setores e aspectos podem se beneficiar da técnica. Em seguida, você deve preparar seus colaboradores para as novas técnicas que serão adotadas no trabalho.

Levando em consideração o que vimos até aqui, fica fácil entender que o Workflow é uma ferramenta que tem muito a somar para a competitividade do negócio no mercado e na conquista da preferência dos clientes.

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