A automação dos processos contábeis é um conjunto de ferramentas muito importantes para a otimização da gestão de uma empresa. Através do uso de tecnologias, um sistema automatizado garante o acompanhamento preciso da evolução de um negócio e faz com que ele seja ainda mais competitivo no mercado. 

Com o auxílio da contabilidade digital, o trabalho manual maçante e os procedimentos burocráticos são minimizados. Ao serem integradas à automatização, essas atividades se tornam mais simples e mais produtivas. Confira, a seguir, os principais detalhes sobre o tema.

Os benefícios da automação de processos

A implementação de processos automatizados traz uma série de benefícios para a empresa, como os que mostraremos agora:

Otimização do tempo

Em escritórios que têm grande volume de trabalho e continuam trabalhando naquele esquema antigo, com pilhas de papel e contas manuais, as chances de falha humana são grandes. Quando são identificados erros de digitação ou inconsistências nos relatórios, o contador tem que refazer o que já havia sido feito, chamado de retrabalho. 

Ao promoverem a integração de diferentes sistemas e permitir o acesso às informações de forma rápida, as ferramentas de automação financeira são capazes de monitorar o armazenamento de arquivos e organizar os relatórios de maneira precisa. 

O processo de automatização é, portanto, uma excelente forma de evitar o comprometimento dos resultados, eliminando o retrabalho e otimizando o tempo nas análises financeiras. 

Aumento da produtividade

Além de diminuir o índice de erros, a automação de processos simplifica tarefas complexas e afasta a necessidade de os colaboradores executarem ações repetitivas. Com isso, eles têm mais disponibilidade para realizarem outras atividades e aperfeiçoarem suas habilidades estratégicas. 

Ao gastarem menos tempo com trabalhos manuais, mecânicos ou burocráticos, os funcionários ganham mais motivação para desempenharem funções analíticas, o que impacta diretamente na qualidade do serviço prestado para os clientes. 

Os relatórios serão mais completos e detalhados de forma clara, passando ainda mais segurança em relação ao trabalho da empresa. A assistência pode ser feita de maneira mais próxima, melhorando a comunicação e personalizando o atendimento.

Redução de custos

Quando falamos em automatizar processos, muitos gestores pensam em equipamentos e serviços que demandam um alto investimento. Entretanto, a ideia da automação é, justamente, reduzir despesas. 

Os impactos podem ser sentidos com a diminuição de custos em diversas áreas, como mão-de-obra, infraestrutura e segurança.

As tarefas repetitivas são automatizadas, e serão necessários menos colaboradores para a realização dessas atividades. Vale ressaltar que o trabalho humano não será substituído, mas, sim, reorganizado.

Em relação à infraestrutura, a empresa não precisa dispor de tanto espaço para armazenar os documentos, depois da diminuição do uso de papéis impressos. Além de conter gastos com materiais, o custo com a manutenção de um local para a instalação de servidores físicos também é reduzido.

O envio e recebimento automático de documentos também evita que sejam despendidas grandes quantias com a segurança das informações, já que o software de automação conta com diversos dispositivos de atualização e de proteção de dados, regida pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Precisão das informações

A automação de processos, além de proteger as informações, assegura que elas sejam atualizadas de maneira constante. Enquanto as planilhas precisam ser alimentadas frequentemente, as automatizações contam com backups periódicos. 

Esses backups facilitam não só a identificação dos acessos, como também a recuperação de dados, em caso de falhas ou de alterações acidentais. 

Os softwares de automação de processos são capazes de gerar relatórios muito mais precisos e integrados, permitindo que os analistas explorem os dados com mais segurança e tomem decisões assertivas de forma mais rápida. 

Diferentemente dos recursos manuais, os documentos automatizados eliminam a obrigatoriedade da presença física do profissional no escritório, ponto que é ainda mais importante em casos de imprevistos e urgências. 

Por meio de armazenamento em nuvem e firewalls, as pessoas autorizadas podem ter acesso às pastas e aos arquivos de qualquer lugar.

A automatização de processos por meio de software

Agora você já sabe: se quiser se ver livre dos papéis de maneira simples e eficiente, invista na automação de processos. Para isso, é fundamental contratar um serviço de confiança, como o da Analize.  

Além de automatizar os processos repetitivos, o Analize otimiza os fluxos de trabalho, aumenta a confiabilidade dos dados, centraliza e sincroniza as informações e auxilia na consolidação de balanços, sempre atuando de forma personalizada. 

Nosso software funciona em uma plataforma 100% online, com design responsivo e intuitivo, seja através do seu desktop ou de seus dispositivos móveis. 

Com eficiência e precisão, nosso armazenamento em nuvem garante a segurança dos dados e o acesso imediato às informações de qualquer lugar, a qualquer momento. 

Somos especializados em análise e consolidação de demonstrações contábeis e oferecemos um panorama completo por dashboards para indicadores de performance financeira, integrado a outras demonstrações individuais ou gerenciais.

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