Quem trabalha na área vive imerso em diversos documentos contábeis importantes. Saber quais são os principais e como gerenciá-los é fundamental para ajudar a gestão a tomar decisões assertivas, fazer um bom planejamento estratégico e prestar contas. 

Leia o post para saber quais são os 6 principais e como gerenciá-los da melhor maneira. 

O que são os documentos contábeis?

Os documentos contábeis registram cada valor que passa pela empresa. Eles são essenciais para manter tudo organizado internamente e para estar em dia com as leis e os impostos. 

Alguns exemplos desses documentos são as notas fiscais, faturas, recibos, extratos bancários e muitos outros. É muito importante que eles sejam guardados de forma segura para evitar problemas com o Fisco e também para tomar decisões baseadas em dados sólidos.

• Leia também: 10 motivos para adotar uma plataforma de consolidação das demonstrações contábeis

Quais são os principais documentos contábeis?

Para esse post, nós separamos 6 documentos contábeis fundamentais. Veja quais são: 

1. Comprovantes de pagamento de contas

Os comprovantes de pagamento de contas são documentos importantes para a área contábil, porque atestam que as obrigações financeiras da empresa foram quitadas. Alguns exemplos são as contas de luz, água, telefone, aluguel, etc. 

2. Comprovantes de pagamento de encargos trabalhistas

São documentos que mostram o pagamento das obrigações relacionadas aos colaboradores da empresa. Eles comprovam que a companhia está cumprindo com as leis trabalhistas, o que as protegem de ações judiciais e multas. 

Alguns encargos trabalhistas mais comuns são: 

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Férias;
• 13º salário;
• Indenizações trabalhistas;
• Entre outros. 

3. Comprovantes de pagamento de tributos

São recibos ou declarações que confirmam o pagamento de impostos devidos pela empresa ao governo. Eles são fundamentais para evitar problemas com a Receita Federal e outras autoridades fiscais, pois servem como prova de que a companhia está em dia com suas obrigações tributárias.

Alguns exemplos de comprovante de pagamento de tributos federais são:

• Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• ICMS;
• ISS. 

4. Documentos fiscais

Os documentos fiscais são registros obrigatórios das operações comerciais e de prestação de serviços que têm implicações tributárias. Eles servem como a base para a determinação de impostos e garantem a transparência e legalidade das transações econômicas. 

Alguns exemplos são as notas fiscais de venda, cupons fiscais, faturas de serviços, declarações de importação ou exportação.

5. Extrato bancário

Os extratos bancários são documentos contábeis que resumem a atividade financeira em uma conta de banco durante um período específico, geralmente mensal. Eles fornecem um registro detalhado de todas as transações, como: depósitos, saques, pagamentos, taxas cobradas, juros recebidos e saldos.

6. Faturas de compra e venda

As faturas de compra e venda são documentos contábeis que formalizam as transações comerciais. Elas são essenciais para o registro de vendas e aquisições de bens ou serviços. Têm um papel importante tanto na gestão do negócio quanto no cumprimento de obrigações legais.

Por quanto tempo os documentos contábeis precisam ficar guardados?

No Brasil, o tempo de armazenamento dos documentos contábeis varia de 5 a 10 anos, dependendo do tipo e da informação que possuem. Em alguns casos pode ser necessário guardá-los por 30 anos.

Como organizar os documentos para a contabilidade?

Organizar documentos para a contabilidade é uma tarefa que precisa de consistência e atenção aos detalhes. Fazer isso facilita o acesso à informação, garante a conformidade com as regulamentações e torna mais eficientes os processos de auditoria. 

Veja algumas dicas para organizar seus documentos contábeis:

• Classifique os documentos: separe os documentos por tipo – como faturas, recibos, etc. 
• Crie um sistema de codificação: ou numeração para arquivar os documentos por data, tipo ou cliente/fornecedor;
• Use pastas e subpastas físicas ou digitais: elas vão te ajudar a categorizar ainda mais os documentos;
• Mantenha um registro atualizado: tenha um índice ou um sistema de gerenciamento eletrônico que registre todos os documentos que você possui, para que você saiba exatamente onde encontrar cada um deles;
• Armazenamento digital: digitalize documentos físicos e mantenha-os em um sistema de armazenamento na nuvem ou em um servidor interno;
• Implemente controles internos: estabeleça políticas e procedimentos para o manuseio de documentos, incluindo quem tem autorização para acessar determinados registros, como eles devem ser processados e quando devem ser arquivados;
• Treinamento: confirme que todos os membros da equipe envolvidos na gestão de documentos contábeis estejam treinados e cientes das práticas de organização e armazenamento.

Como gerenciar os documentos contábeis?

Existem algumas dicas que podem te ajudar a gerenciar os documentos contábeis. Veja algumas delas:

1. Use a tecnologia a seu favor

Optar por sistemas de contabilidade automatizados pode te ajudar a economizar tempo e diminuir os erros. 

2. Defina rotinas para a atualização dos registros contábeis

Ter essa constância ajuda a garantir que os relatórios reflitam a realidade da empresa e estejam prontos para análises.

3. Treinamento e conhecimento da equipe de contabilidade

É muito importante que a equipe tenha o treinamento necessário para entender e utilizar corretamente os documentos. Para isso, é muito importante se atualizar com as mudanças nas normas contábeis e fiscais.

4. Faça revisões periódicas dos documentos contábeis

É importante sempre verificar esses documentos contábeis para garantir que eles tenham precisão. Além disso, realizar auditorias internas ou externas também são importantes para validar a integridade dos registros financeiros.

5. Proteja os dados contábeis

Investir em medidas de segurança, como fazer backups com frequência, ajuda a evitar falhas e perdas de arquivos por causa de falhas técnicas, erros humanos ou ataques cibernéticos.

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