Já reparou em quantas atividades importantes são realizadas pelo departamento de contabilidade? Pois é, e nenhuma delas pode ser deixada de lado! Por isso, é importante prestar atenção na organização dos processos e na qualidade das entregas.

Para ajudar você a organizar e acelerar os seus processos, vamos dar algumas dicas práticas e valiosas voltadas para as rotinas contábeis.

Mas afinal, o que são as rotinas contábeis?

Dentro de um departamento de contabilidade, podemos dizer que as rotinas contábeis são atividades como: realizar pagamentos, recebimentos, fazer a gestão da folha de pagamentos, além de cuidar de salários, encargos sociais e impostos.  

Acha que a lista de atividades acabou? Além destas tarefas, também fazem parte das rotinas contábeis a elaboração de relatórios financeiros, balanços e orçamentos, controle financeiro e proteção do negócio contra fraudes e erros.

Para ajudar você a organizar suas prioridades e não perder nenhum prazo, separamos aqui algumas dicas. Confira!

10 dicas para melhorar suas rotinas contábeis

1. Mapeie todos os seus processos

Comece mapeando todas as atividades que são realizadas pelo seu departamento de contabilidade. Afinal, o primeiro passo para organizar suas tarefas é saber quais são elas.

Essa lista vai ajudar você entender qual é a prioridade de cada atividade, além de ver com mais clareza qual delas se relacionam entre si. O que nos leva para a próxima dica!

2. Crie um fluxograma de processos

Agora que você já sabe quais atividades fazem parte de suas rotinas contábeis, organize-as por ordem de execução.

Pode parecer bobagem, mas esse planejamento vai ajudar você a organizar prazos realistas. O que evita atrasos, retrabalhos e dor de cabeça!

3. Divida suas grandes atividades por etapas

A contabilidade é cheia de tarefas extensas e, às vezes, até um pouco complexas. Mas você já percebeu que elas são compostas por um conjunto de pequenas atividades?

Se em sua rotina contábil você possui muitas tarefas assim, quebre-a em etapas. Com o passar do tempo você vai perceber uma melhoria significativa em seus resultados.

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4. Não tenha medo de delegar tarefas

Por mais que a vontade de abraçar o mundo seja forte, não se sacrifique achando que consegue dar conta de tudo sozinho. Não vai ser bom para você, para a sua equipe, nem para a sua empresa.

Distribua igualmente as tarefas e responsabilidades com os colegas, respeitando o nível de conhecimento e senioridade do cargo de cada um.

Além disso, certifique-se de deixar bem claro quem deve realizar aquela determinada atividade e o prazo de entrega.

5. Não subestime o poder de uma boa comunicação

Quantos erros você já cometeu, ou viu serem cometidos, por falta de comunicação? Pois é, numa rotina corrida, lidando com números com origens diversas, uma comunicação ineficaz pode gerar resultados incompatíveis.

Além disso, quase tão ruim quanto os erros é a perda de tempo que isso pode gerar. É só pensar em todas as atividades que são realizadas mais de uma vez, por contadores diferentes, simplesmente porque os dois não combinaram isso entre si.

Por isso, se for possível, facilite a comunicação entre colaboradores, gestores e escritório.

6. Capacidade seus funcionários!

O mercado de contabilidade não para de evoluir. Todos os dias surgem novas técnicas, necessidades e ferramentas que complementam o seu trabalho. E a única forma de a sua empresa acompanhar as inovações na contabilidade é se capacitando.

E, além de impactar diretamente nos resultados das entregas, seus colaboradores vão se sentir estimulados e valorizados. Reduzindo seu índice de turnover e ajudando você a manter uma equipe afiada.

7. Deixe as prioridades claras para a sua equipe

Se você acha que o controle das rotinas contábeis ainda deixa a desejar, teste essa dica: categorize suas atividades de acordo com sua urgência.

Escolha classificações simples como não importantes, urgentes e muito urgentes. Assim, num dia de agenda lotada, sua equipe sabe quais atividades deve priorizar.

8. Monitore seus prazos

Quando falamos em gestão contábil e financeira, falamos em uma série de atividades com prazos que precisam ser cumpridos. Afinal, atrasos em declarações e na entrega de documentos podem gerar multas e problemas desnecessários.

A partir do monitoramento de prazos você vai conseguir estabelecer rotinas contábeis eficientes enquanto acompanha o desempenho da equipe.

9. Faça uma departamentalização

Através da  departamentalização, é possível deixar um colaborador (ou um pequeno grupo) responsável por uma área. 

É uma alteração simples, porém significativa. Pois, além de acabar com a confusão na atribuição de tarefas, também ajuda você a acompanhar a produtividade e desempenho dos colaboradores.

10. Tenha uma boa ferramenta de gestão contábil

Plataformas como o Analize permitem que você automatize atividades repetitivas, integre processos, realize a consolidação contábil em questão de minutos e ofereça para a sua equipe a segurança e conforto de utilizar uma ferramenta 100% online.

O Analize é um software pra consolidação de demostrações contábeis, que tem como objetivo otimizar processos internos e entregar cada vez mais qualidade e agilidade aos nossos clientes. 

Tudo isso sem nunca abrir mão da segurança nas informações, comodidade, gestão facilitada, governança corporativa, modernidade e transparência.

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