À primeira vista, as planilhas financeiras parecem uma solução caída dos céus. Afinal são ferramentas gratuitas, possuem alguns modelos prontos e podem ser aplicadas em várias situações.

No entanto, conforme o seu negócio cresce e as tarefas vão ficando mais complexas, aumenta a demanda por recursos mais especializados para a sua área. Isso fica ainda mais evidente quando as planilhas, que antes ajudavam tanto, se tornam a principal fonte de dor de cabeça.

Mas como saber quando é a hora de abandonar de vez as planilhas financeiras e abraçar soluções mais robustas? Para te ajudar nesta missão, mapeamos as principais desvantagens desta ferramenta.

Quantas será que você vai reconhecer na sua rotina? Confira!

9 desvantagens do uso de planilhas financeiras

1. Proteção dos dados

As informações contábeis, financeiras e fiscais de uma empresa são alguns dos dados mais importantes que ela possui. Por isso, é importante garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso.

Infelizmente, os recursos disponibilizados pelas planilhas não são 100% eficazes na proteção destas informações. Deixando-as expostas a ataques cibernéticos.

Para proteger o seu negócio, o ideal é utilizar plataformas 100% em nuvem, com sistemas criptografados e identificação de login. O que protege seus dados, facilita a comunicação e permite que usuários tenham acesso restrito àquilo que lhes diz respeito e ainda colabora.

2. Dificuldades na automação

Quem lida com planilhas de Excel diariamente sabe que automatizar o preenchimento de dados pode ser um desafio e tanto!

Por mais que já existam alguns recursos disponíveis para preencher as informações e fazer cálculos, eles não atendem às necessidades quando há muitas variáveis em jogo. Então, o que deveria oferecer praticidade, dá mais trabalho e aumenta a chance de erros.

Se você passou por isso, com certeza percebeu que perdeu muito tempo fazendo ajustes manuais. Algo inadmissível, tendo em vista que o foco devem ser as análises estratégicas, não com tarefas para as quais já existem ferramentas de automação mais adequadas.

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3. Queda na produtividade

Atualizar diariamente planilhas e fazer atividades repetitivas além de extremamente maçante, ocupa o tempo da sua equipe. Imagine ter seus melhores funcionários passando a maior parte do expediente inserindo dados manualmente a cada mudança ou nova operação?

Isso sem mencionar no fator motivacional. Tenho certeza de que seus especialistas se sentiriam muito mais estimulados e interessados em desempenhar tarefas estratégicas em vez de repetições manuais. O resultado? Equipes desmotivadas e com pouco rendimento.

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4. Maior suscetibilidade a erros

Toda tarefa que inclui uma série de etapas manuais está sujeita a erros. Uma célula preenchida com o dado trocado, um pequeno esquecimento, a falta de lançamento de um item essencial em um documento contábil. Falando assim parece bobagem, né?

Mas imagine quantos documentos e decisões vão ser impactados por essa série de pequenos erros. E quais as consequências para a contabilidade do grupo por causa de uma imprecisão contábil, fiscal ou no controle de estoque.

No fim do dia, essa confusão pode gerar prejuízos que podem ir desde perder uma venda por um erro no controle de estoque a pagar multas altíssimas por erros fiscais.

5. Falta de integração que prejudica a comunicação

No mundo dos negócios as decisões são tomadas com rapidez. Mas como tomar as melhores decisões se as informações necessárias não estão acessíveis?

Uma boa plataforma de gestão contábil consegue disponibilizar acessos remotos seguros que permitem a consulta desses dados. Enquanto as planilhas se perdem em um mar de pastas sem comunicação entre si, ou com as outras ferramentas de ERP utilizadas pela empresa.

Até existem alguns plugins que podem ajudar nesses casos. Mas nenhuma solução se compara à facilidade de contar com um software de gestão contábil totalmente integrado aos sistemas de ERP.

6. Usabilidade ruim

Já percebeu como as planilhas ficam pesadas e difíceis de manusear conforme vão acumulando mais dados? Acredite em mim, a última coisa que a sua contabilidade precisa é de arquivos que levam minutos para responder aos comandos simples.

Além de ser uma tremenda perda de tempo, é o tipo de coisa que tira qualquer funcionário do sério.

Seus colaboradores merecem contar com uma plataforma que suporte um grande volume de informações, gráficos e imagens, sem ter que esperar 10 minutos entre um clique e outro.

7. Risco de perda de informações

Computadores quebram, arquivos são perdidos e corrompidos, fazendo com que o risco de perder os dados de suas planilhas seja altíssimo.

Enquanto usuários de planilhas financeiras contam com a sorte, usuários de softwares contam com backups automáticos e armazenados em nuvem. O que confere muito mais proteção aos dados.

8. Visualização de dados pouco intuitiva

Se você lida com informações financeiras e contábeis, sabe que o volume de dados às vezes complica a sua interpretação. Agora coloque na equação a responsabilidade de comparar e analisar uma série de dados em várias planilhas diferentes e com uma visualização péssima. Ficou com dor de cabeça só de imaginar, né?

Softwares especializados possuem design interativo e responsivo, garantindo aos colaboradores uma boa experiência independente do dispositivo utilizado para a análise.

9. Não oferece suporte em caso de dúvidas ou falhas

Pra quem você liga quando a sua planilha some com todos os dados às vésperas do fechamento do ano contábil? Seria incrível, mas infelizmente a equipe do Bill Gates não vai poder te ajudar.

Já as as empresas de softwares de gestão contábil como o Analize, por exemplo, possuem equipes de atendimento full time. Tudo para garantir que nenhum cliente passe aperto com dúvidas ou problemas com a utilização do produto.

Vamos dar uma olhadinha no saldo final?

- Leia também: Contabilidade digital: como se preparar para essa realidade

Como um software de gestão contábil pode ajudar?

Procurando um sistema contábil completo? Já encontrou! O Analize oferece um panorama integral das suas demonstrações através de dashboards intuitivos para indicadores de performance financeira, integrado com as demonstrações individuais, consolidadas, contábeis ou gerenciais.

Além disso, ele oferece a você a chance de organizar, através de uma linha do tempo, os contratos e alterações societárias de cada empresa, tornando assim a consulta muito mais ágil e interativa.

A nossa missão é oferecer praticidade e segurança para que você possa estar sempre à frente das exigências legais e das tendências de mercado.

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