A automação na contabilidade acontece através da adoção de ferramentas e sistemas que substituem a realização manual de tarefas repetitivas. Seja pela precisão, agilidade e qualidade, ferramentas de automação têm sido amplamente utilizadas.

Quantas tarefas repetitivas você realiza todos os dias? Pois é, algumas atividades de nossas rotinas contábeis são recorrentes, tomam muito tempo e exigem atenção máxima. Afinal, um pequeno erro nos números pode trazer grandes prejuízos para as empresas.

Com cada vez mais processos e menos tempo, a gestão contábil conta com uma excelente aliada na qualidade de suas entregas: a tecnologia. E através dela surgiu a automação contábil, tema deste artigo.

Mas afinal, o que é a automação contábil?

Chamamos de automação contábil o conjunto de ferramentas tecnológicas e otimizações incorporadas às rotinas contábeis. É importante frisar que, em momento algum essas automações são utilizadas como substitutos da inteligência humana. Muito pelo contrário!

Elas permitem que tarefas manuais sejam substituídas por tarefas analíticas. Reduzindo a entrada manual de dados, eliminando processos redundantes e reforçando a segurança das informações.

Para você entender mais sobre os benefícios do uso da automação em escritórios e departamentos de contabilidade, separamos aqui os 5 principais. Confira! 

1. Facilita a gestão de fundos e reduz as chances de crises no fluxo de caixa

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Serasa em 2020, um dos principais motivos de falência para as empresas brasileiras é a falta de acompanhamento das finanças. Seja pela falta de conhecimento em gestão financeira, seja pelo acúmulo de tarefas, muitos negócios ainda não conseguem encaixar em suas rotinas essa atividade vital com a frequência necessária. 

Através da gestão do fluxo de caixa, o empreendedor acompanha o volume de receitas e despesas. Algo fundamental para o entendimento das dívidas, análise de oportunidades de investimentos e expansão. Ou seja, faz parte das atividades essenciais para a saúde financeira e fortalecimento de qualquer negócio!

A automação contábil facilita a emissão e análise de demonstrativos importantes, como o Balanço Patrimonial, DRE e DVA. Isso faz com que, com apenas alguns cliques, sua equipe tenha em mãos os dados necessários para tomar decisões estratégicas em menos tempo.

2. Reduz tempo gasto nas atividades

Tempo é um dos recursos mais preciosos de uma empresa, e o único que, uma vez perdido, jamais é recuperado. Já imaginou quanto tempo seus colaboradores perdem diariamente fazendo manualmente tarefas que podem ser automatizadas e realizadas com apenas alguns cliques?

Ou então, quantas horas eles gastam tendo que refazer atividades por causa de arquivos corrompidos e planilhas que não comportam a quantidade de dados?

Graças às ferramentas desenvolvidas para a automação na contabilidade o tempo utilizado em tarefas burocráticas, repetitivas e manuais é reduzido drasticamente. Isso porque as ferramentas são desenvolvidas pensando nas necessidades específicas dos escritórios e departamentos de contabilidade!

Duvida? Tenho certeza de que um dos seus principais gastos é com papel para a impressão de documentos e comprovantes. Acertei? Pois é, com as ferramentas da contabilidade digital, você pode enviar e receber documentos e comprovantes online, reduzindo o uso de papel e agilizando a execução de tarefas e troca de informações.

3. Facilidade no acesso e recuperação de dados

A cada ano que passa, as pastas e caixas com arquivos de informações contábeis e financeiras só aumentam. Com isso, fica cada vez mais difícil esperar que seus colaboradores consigam navegar por pilhas de papel ou listas infinitas de planilhas perdidas por vários computadores.

Um bom sistema de gestão contábil facilita o armazenamento e gestão de informações. Fazendo com que os seus dados estejam sempre acessíveis, eliminando, por exemplo, a necessidade de envolver outro setor ou de realizar deslocamentos.

4. Aumento de produtividade da equipe

Com mais tempo em mãos e mais facilidade no acesso aos dados, a consequência natural é o aumento da produtividade da equipe. Afinal, em vez de perder tempo com atividades repetitivas e enfadonhas, podem se dedicar a ações mais estratégicas e analíticas.

Além disso, seus colaboradores ficam mais livres para exercer um papel consultivo, aplicando em soluções práticas seus conhecimentos e habilidades. O que garante para o negócio um retorno no capital financeiro e no capital intelectual.

5. Relatórios com dados mais precisos em menos tempo

Se antigamente eram as chaves e cadeados que garantiam a segurança de pastas e arquivos, atualmente são os sistemas de armazenamento em nuvem e bons firewall.

Eles são apenas alguns dos artifícios utilizados pelas melhores ferramentas de gestão contábil para proteger os dados da empresa ou do cliente. E com certeza oferecem muito mais segurança que recursos como planilhas, que além de vulneráveis, sequer se adequam às novas necessidades empresariais e legislativas.

Enquanto papéis são facilmente perdidos, planilhas são fáceis de hackear e ainda mais fáceis de serem corrompidas ou deletadas por acidente. Enquanto isso, as plataformas utilizadas na gestão da contabilidade possuem vários mecanismos de segurança que permitem a recuperação de arquivo, identificação de acessos por meio de logins únicos, back-ups e criptografias.

• Leia também: Sistema contábil: quais sistemas podem auxiliar

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