Independente do tamanho da empresa, ter um bom controle e conhecimento das movimentações financeiras é essencial. E um dos procedimentos que vai te ajudar a reunir essas informações é o fechamento contábil. 

Também conhecido como encerramento do exercício contábil, esse procedimento deve ser realizado mensalmente. Nesse artigo, você vai aprender:

• O que é fechamento contábil?

• Qual é a importância desse procedimento?

• Como fazer o fechamento contábil

• 5 erros para você evitar no fechamento contábil

• 5 dicas para um fechamento contábil mais ágil

O que é fechamento contábil?

O fechamento contábil é a tarefa que possibilita a identificação e descriminação de todas as operações financeiras realizadas por uma empresa em um determinado período de tempo.

O objetivo dessa atividade é fortalecer o controle financeiro, garantindo que a equipe tenha informações suficientes para garantir a saúde do negócio.

Quando realizado de maneira adequada, o fechamento ajuda os gestores identificarem as origens do faturamento e das despesas da empresa.

Ou seja, ele fornece informações que posteriormente serão usadas na tomada de decisão.

Além disso, ele possibilita a projeção de cenários futuros confiáveis, aumento no controle de capital, criação de estratégias com foco em crescimento e redução de riscos.

Qual é a importância desse procedimento

Ainda não se convenceu da importância do fechamento contábil para o seu negócio? Talvez seja a hora de rever essa ideia. 

Afinal, a experiência e intuição de um profissional capacitado com certeza são válidos. Mas contar exclusivamente com isso é fazer sua empresa correr riscos desnecessários.

E é justamente aqui que entra o fechamento. A partir dele é possível:

• apurar os resultados de cada setor;

• fornecer informações para as projeções do negócio para os próximos meses;

• identificar informações necessárias para atender às obrigações fiscais;

• apontar gargalos financeiros, além de oferecer os dados necessários para resolvê-los;

• facilitar os ajustes no planejamento estratégico, garantindo que ele esteja alinhado com os resultados e objetivos obtidos;

• obter os dados necessários para traçar novas estratégias.

Como fazer o fechamento contábil

Para realizar o fechamento do mês, você vai precisar ter os dados sobre os ativos e passivos da empresa, além do patrimônio consolidado.

Ativos

Como já vimos anteriormente aqui no blog, ativos é todo bem ou direito que a empresa possui. 

Os chamados ativos circulantes são aqueles que possuem maior liquidez. Ou seja, que podem ser convertidos em capital mais rapidamente. Já os ativos não-circulantes são aqueles que têm menos liquidez, logo, não são convertidos em capital com tanta agilidade.

Por exemplo, seus produtos no estoque são ativos circulantes, enquanto o maquinário e veículos são ativos não-circulantes.

Passivos

Os passivos representam as obrigações financeiras da empresa. Assim como os ativos, eles também podem ser classificados como circulantes e não-circulantes.

Passivos circulantes são aquelas obrigações que devem ser quitadas em um prazo curto. Por exemplo, as contas de água, luz e salário dos funcionários.

Enquanto os passivos não-circulantes são dívidas e operações financeiras cujo prazo é maior que o período de exercício. Como, por exemplo, um empréstimo bancário de longo prazo.

Balanço mensal

As informações do seu fechamento contábil devem ser organizadas em uma tabela. Sendo que na primeira coluna à esquerda devem ser lançados os ativos (circulante e não-circulante), enquanto na segunda coluna da direita devem ser inseridos os dados dos passivos (circulante, não-circulante e patrimônio líquido).

• Leia também: Contabilidade moderna: entenda a importância de digitalizar suas consolidações contábeis

5 erros para você evitar no fechamento contábil

1. Negligenciar pagamentos atrasados

Seria um sonho acordar e ver que todos os nossos devedores honraram seus compromissos. Mas na realidade, infelizmente, isso não acontece. Por isso, você deve marcar esses valores previstos para entrar como uma possibilidade, não como uma certeza.

Portanto, na hora de elaborar o seu fechamento, não indique esses lançamentos como certeza. Lembre-se de que a inadimplência de clientes é imprevisível. Principalmente em tempos de crise.

2. Contar com valores que não foram creditados

Assim como os pagamentos em atraso, outro erro frequente é a inclusão de valores que ainda não foram creditados. Não entendeu? Não se preocupe, eu explico.

Quando você inclui receita que não foi creditada, os responsáveis pela contabilidade correm o risco de lançar esse valor como receita da empresa.

O que pode resultar em investimentos e gastos feitos com base em um valor do qual a empresa não dispõe. Expondo o negócio à inadimplência, juros, multas entre outras consequências.

3. Lançamentos desorganizados

Organização é a palavra-chave para um processo eficiente. Separe seus documentos por categoria! Você vai ver que vai ficar muito mais fácil identificar o que é referente a gestão de pessoal, clientes, fornecedores, entradas e saídas, entre outros.

Além disso, também é importante respeitar a ordem cronológica dos comprovantes! Isso evita erros e facilita a manipulação de documentos de empresas maiores.

Tenho certeza que depois de colocar a sua organização em dia vai perceber como fica mais fácil fazer o fechamento contábil. 

4. Não obedecer a periodicidade do fechamento contábil

As frequências mais comuns para o fechamento contábil são mensal, trimestral ou anual. Cada empresa deve avaliar suas necessidades e escolher a que for mais adequada.

No entanto, é importante se ater a periodicidade escolhida. Dessa forma, você garante que a comparação dos períodos vai ser precisa.

O que é fundamental para a compreensão da sazonalidade do seu negócio, análise do desempenho, progressão das metas, entre outros.

5. Não analisar os resultados obtidos

Muito mais que uma tarefa contábil, realizar o fechamento é uma ferramenta para auxiliar na tomada de decisões. Então não adianta nada ter todo o trabalho de fazer o fechamento para depois guardá-lo na gaveta.

Use o fechamento contábil como base para insights, e soluções capazes de ajudar o negócio a crescer.

Leia também: Rotinas Contábeis: 10 dicas para organizar e acelerar processos

5 dicas para um fechamento contábil mais ágil

1. Organize os documentos e a movimentação trabalhista

A movimentação trabalhista é parte importante do fechamento contábil. Ela é composta por documentos relacionados ao trabalho entre a sua empresa e o funcionário.

Para isso você vai precisar de:

• guia de impostos como INSS e FGTS;

• contribuição sindical ou qualquer outra modalidade;

• atestados médicos, salários, férias, vale-transporte e demais benefícios;

• recibos de movimentações sempre que houver prestação de serviços de autônomos ou cooperados.

2. Fique de olho na movimentação fiscal sempre

Assim como os documentos relacionados às questões trabalhistas, os documentos das movimentações fiscais também compõem uma parte importante do fechamento contábil.

Afinal de contas, atrasos e pendências com a fiscalização podem gerar muita dor de cabeça. Para melhorar o seu controle, você vai precisar de:

• Todas as notas fiscais, sem exceção. Guarde de maneira organizada todas as notinhas de entradas e saídas de prestação de serviços, de produtos, contratação de serviços e compras de bens;

• Notas fiscais das concessionárias de energia elétrica, gás, telefone, internet e etc;

• comprovantes do pagamentos de impostos como DAS, DARF, GARE e GNRE, entre outros.

3. Esteja em dia com a sua documentação financeira

Nessa categoria  se encaixam os documentos do negócio operacional, relacionados a toda movimentação financeira da empresa. São eles:

• Comprovantes de gastos;
• Planilhas ou arquivos de controle de caixa;
• documentos complementares como descontos de duplicatas, investimentos, empréstimos e compras em cartão de crédito.

4. Não descuide do controle de estoque

Um bom controle de estoque oferece ao gestor a oportunidade de acompanhar o giro da mercadoria, poupando recursos e tomando decisões mais assertivas. Além de facilitar a execução do seu fechamento contábil.

Então, escolha uma periodicidade para atualizar a entrada e saída de mercadorias e atenha-se a ela. Seu controle de estoque deve incluir matérias-primas, agenda de compras com os fornecedores.

Mas não deixe que a sua organização em relação ao estoque fique restrita a papelada. Cuide para que a sua equipe estenda esse cuidado para o espaço onde produtos e matérias primas ficam armazenados, garantindo que nada ficará fora de vista.

5. Use a tecnologia a seu favor

Um bom software de gestão contábil é a ferramenta perfeita para quem sonha em unir praticidade e qualidade nos resultados. Com ele, é possível substituir o caos das planilhas e as tarefas manuais repetitivas por uma plataforma em nuvem que consolida informações e processos, oferecendo mais segurança e credibilidade para os seus dados.

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