Sua empresa ainda usa planilha de fluxo de caixa no Excel? Talvez seja hora de buscar ferramentas mais adequadas para essa tarefa.

A noção de importância no trato de informações não surgiu do dia para a noite. Com o passar dos anos, cada vez mais empresas têm se dado conta de que ter acesso a dados quantitativos é essencial na tomada de decisões empresariais informadas.

Tanto que a frase “os dados são o novo petróleo”, se tornou quase um lema para os gestores.

Afinal, num mundo onde cada segundo conta, não há melhor forma de analisar o desempenho e tomar decisões empresariais informadas do que através do acesso a dados numéricos. 

E uma planilha de fluxo de caixa simples não está pronta para acompanhar esta revolução.

O que é o Fluxo de Caixa?

O Demonstrativo Fluxo de Caixa (DFC) é o relatório contábil responsável por esclarecer as movimentações feitas no caixa, ou equivalentes de caixa da empresa.

Essas movimentações podem ser decorrentes de atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de financiamento.

Uma vez que os recursos de uma empresa podem ser usados para o pagamento de atividades operacionais, de atividades de investimento ou de atividades de financiamento.

Mas por que elaborar fluxo de caixa no Excel pode ser uma má ideia? Confira a seguir!

5 motivos para não ter uma planilha de fluxo de caixa

Uma planilha de fluxo de caixa no Excel pode não ser uma boa opção por várias razões. Dentre as quais, é importante ressaltar os seguintes:

1. Falta de automação

Uma planilha de fluxo de caixa no Excel requer que o usuário insira manualmente todos os dados, o que pode ser demorado e propenso a erros.

2. Compartilhamento limitado

Uma planilha de fluxo de caixa no Excel geralmente só pode ser compartilhada com pessoas que tenham acesso ao arquivo, o que pode dificultar a colaboração e a transparência.

3. Falta de recursos avançados

Uma planilha de fluxo de caixa no Excel pode não ter recursos avançados, como gráficos e relatórios personalizados, o que pode dificultar a análise e a tomada de decisão.

4. Risco de perda de dados

Uma planilha de fluxo de caixa no Excel pode ser fácil de perder devido a falhas no disco rígido, vírus, etc.

5. Escalabilidade limitada

Uma planilha de fluxo de caixa no Excel pode se tornar inadequada à medida que a empresa cresce e as necessidades financeiras se tornam mais complexas.

Muitas vezes as planilhas ficam muito pesadas, corrompem células e ficam difíceis de manusear. 

Já existem alternativas para essas planilhas de controle de caixa no mercado. Você encontra desde soluções mais simples como software de fluxo de caixa à softwares que oferecem soluções mais completas e atendem às necessidades financeiras e contábeis do negócio. Como é o caso do Analize.

• Leia também: Planilhas financeiras: motivos para não usá-las na sua gestão empresarial

Quem pode e quem não pode usar planilha de fluxo de caixa no Excel

É importante notar que uma planilha de fluxo de caixa simples no Excel ainda pode ser uma boa opção para microempreendimentos que possuem fluxo de caixa relativamente simples e pouco volumoso. 

Elas podem ser fáceis de criar e manter, e podem fornecer uma visão geral básica do fluxo de caixa da empresa.

No entanto, conforme a empresa cresce e seu fluxo de caixa se torna mais complexo, é importante considerar alternativas mais robustas como software específico. 

Um investimento capaz de garantir que as necessidades financeiras da empresa sejam atendidas de maneira adequada.

Prós e contras do uso de planilha de controle de caixa

Ainda não sabe se chegou a hora de dizer adeus às planilhas? Listamos abaixo os prós e contras do uso de planilha de controle de caixa. Compare e analise em qual estágio de maturidade financeira sua empresa está.

Prós:

1. Fácil de usar: Uma planilha de controle de caixa no Excel é fácil de criar e usar, especialmente para usuários que já estejam familiarizados com o software.

2. Baixo custo: Uma planilha de controle de caixa no Excel é geralmente uma opção de baixo custo, pois é livre de taxas de licenciamento e manutenção.

Contras:

1. Falta de automação: Uma planilha de controle de caixa no Excel requer que o usuário insira dados e fórmulas manualmente, aumentando a chance de erros e divergências entre relatórios. 

2. Recursos limitados: Uma planilha de controle de caixa no Excel pode não ter recursos avançados, como gráficos e relatórios personalizados, o que dificulta a análise e a tomada de decisão.

3. Risco de perda de dados: Arquivos de Excel estão suscetíveis a falhas no disco rígido, vírus, etc. Além disso, a Microsoft não oferece uma equipe de suporte para ajudar na recuperação dos dados.

4. Escalabilidade limitada: Uma planilha de controle de caixa no Excel dificilmente conseguirá se adaptar às necessidades do negócio conforme elas forem se tornando mais complexas.

Vale a pena investir em automações contábeis?

Em geral, as pesquisas e profissionais da área afirmam que a automação contábil tem efeitos positivos significativos na contabilidade de empresas, incluindo aumento da precisão, eficiência, transparência e capacidade de análise.

Além disso, ela colabora para o aperfeiçoamento da organização interna e contábil da empresa. O que facilita a sua tarefa de acompanhar de perto os recursos de geração de receita e o índice de desempenho do negócio na sua área de atuação. 

Tudo através de plataformas online integradas aos sistemas da empresa para que o acesso às informações seja mais preciso, com maior confiabilidade e segurança em seu armazenamento. 

• Leia mais: O impacto da automação do processo de consolidação das demonstrações financeiras

Como um software de gestão pode ajudar?

Um software de gestão contábil pode ser uma excelente opção para ajudar na elaboração e análise de fluxos de caixa. 

Esta ferramenta oferece uma variedade de recursos e funcionalidades que podem ser mais robustos e avançados do que os encontrados em uma planilha de fluxo de caixa no Excel. 

Confira abaixo os essenciais: 

1. Automatização: Um software de gestão contábil pode automatizar muitos dos processos de entrada de dados, o que pode economizar tempo e reduzir a margem de erro.
2. Análise avançada: Um software de gestão contábil pode fornecer recursos avançados de análise, como gráficos e relatórios personalizados, que podem ajudar a identificar tendências e problemas no fluxo de caixa.
3. Compartilhamento e colaboração: Um software de gestão contábil permite o compartilhamento e a colaboração em tempo real entre vários usuários, o que facilita a transparência e a tomada de decisão.
4. Integração: Um software de gestão contábil pode possuir integração com outros sistemas, como sistemas de CRM e ERP, o que facilita a gestão do negócio.
5. Armazenamento seguro: Um software de gestão contábil oferece opções de armazenamento em nuvem seguras para garantir a segurança e a disponibilidade dos dados.

Enfim, um software de gestão contábil pode ser uma excelente opção especialmente para empresas que precisam de recursos avançados e automatizados para garantir a precisão e a eficiência.

Conheça o Analize

O Analize é uma ferramenta de automação contábil que que conta com diversas funcionalidades voltadas especificamente para a análise, acompanhamento, combinação e consolidação de demonstrações contábeis.

Confira alguma das vantagens oferecidas pelo software:

1. Integração de dados nos principais sistemas ERP e bancos de dados disponíveis no mercado.
2. Validação dos dados coletados, garantindo que as demonstrações contábeis sejam precisas e confiáveis.
3. Geração automática de relatórios e demonstrações contábeis, como o balanço patrimonial, a DRE e o fluxo de caixa, economizando tempo e esforço.
4. Análise avançada através de recursos como gráficos e relatórios personalizados.
5. Compartilhamento e colaboração segura, em tempo real, entre vários usuários. Simplificando a comunicação entre as áreas e fortalecendo as medidas de compliance.

Ou seja, o Analize é uma excelente opção para ajudar a elaborar demonstrações contábeis, economizando tempo e fortalecendo a tomada de decisões estratégicas.